Powiadomienia z formularza kontaktowego
Otrzymuj telefoniczne powiadomienia głosowe i tekstowe o każdej przysłanej wiadomości z formularza kontaktowego!
Czym są powiadomienia z formularza kontaktowego?
Powiadomienia z formularza kontaktowego to rozwiązanie, które automatycznie informuje handlowców o nowych zapytaniach bez konieczności sprawdzania skrzynki mailowej. Gdy klient wypełni formularz na stronie, system analizuje wiadomość, identyfikuje kluczowe informacje i na tej podstawie komunikuje się z właściwym handlowcem – np. przypisanym do danego regionu lub kontaktu w CRM. Handlowiec telefonicznie otrzymuje treść zgłoszenia oraz informację, czy klient oczekuje na kontakt.
Co to oznacza dla Ciebie?
Powiadomienia z formularza zapewniają, że każde zapytanie klienta jest natychmiastowo przekazywane do odpowiedniego handlowca. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w których klient czeka na odpowiedź i zwraca się do konkurencji, która może odpowiedzieć szybciej. Odpowiadając jako pierwszy, od razu zyskujesz przewagę, pokazujesz swój profesjonalizm i masz sporą szansę na podjęcie współpracy lub sprzedaż produktu.
Jak działają powiadomienia z formularza kontaktowego?
Narzędzie jest zintegrowane z określonymi adresami e-mail, do których przypisane są formularze kontaktowe, a także może być połączone z Twoim CRM lub bazą danych. Po wypełnieniu formularza przez klienta na stronie internetowej, wiadomość trafia najpierw na wskazany e-mail. System automatycznie odczytuje kluczowe informacje, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, kod pocztowy oraz treść zgłoszenia.
Na tej podstawie analizuje, który handlowiec lub dział powinien zająć się sprawą. Następnie narzędzie wysyła komunikat na telefon pracownika, informując go o przesłanym zgłoszeniu. Po przedstawieniu szczegółów, system pyta, czy połączyć handlowca z klientem, a po potwierdzeniu wykonuje połączenie.
W jakich przypadkach przydają się powiadomienia z formularza kontaktowego?
Obsługa zapytań sprzedażowych
Umożliwia natychmiastowe przekazanie handlowcowi informacji o nowym potencjalnym kliencie, co pozwala na szybszy kontakt i zwiększa szansę na domknięcie sprzedaży.
Przekazywanie zapytań do odpowiedniego działu
Automatycznie kieruje wiadomości do właściwego zespołu, np. działu technicznego, reklamacyjnego czy obsługi klienta, eliminując konieczność ręcznego przekazywania maili.
Reagowanie na pilne zgłoszenia
Umożliwia szybkie dotarcie do odpowiedniego pracownika w sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji, np. w branży ubezpieczeniowej czy serwisowej.
Automatyczne przypomnienia o zapytaniach
Pozwala handlowcom na lepszą organizację pracy, przypominając im o nowych wiadomościach i minimalizując ryzyko pominięcia ważnego klienta.
Zalety powiadomień z formularza kontaktowego
Natychmiastowa reakcja na zapytania. Handlowiec otrzymuje informację o nowym zgłoszeniu od razu, co zwiększa szanse na szybszy kontakt z klientem.
Dostosowanie do godzin pracy. Powiadomienia z formularza kontaktowego mogą być wysyłane tylko w godzinach pracy firmy, od najstarszych po najnowsze.
Eliminacja pominiętych wiadomości. Automatyczna obsługa zgłoszeń minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych zapytań.
Lepsza konwersja leadów. Szybki kontakt zwiększa prawdopodobieństwo zainteresowania klienta i finalizacji sprzedaży.
Efektywna obsługa zgłoszeń. System kieruje zapytania bezpośrednio do odpowiedniego działu lub osoby, eliminując zbędne przekazywanie wiadomości.
Personalizacja obsługi. Handlowiec otrzymuje kluczowe informacje o kliencie już w pierwszym kontakcie, co pozwala lepiej dopasować ofertę.
Minimalizacja strat klientów. Szybka reakcja na zapytanie zmniejsza szansę, że klient zwróci się do konkurencji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
1. Jak szybko po wysłaniu formularza handlowiec otrzymuje powiadomienie?
Powiadomienie przekazywane jest niemal natychmiast po otrzymaniu wiadomości z formularza, zazwyczaj w ciągu kilku sekund.
2. Czy powiadomienia z formularza można zintegrować z moim CRM?
Tak, powiadomienia z formularza kontaktowego można zintegrować z Twoim CRM. Dzięki temu będziesz wiedział, czy osoba kontaktująca się jest już Twoim klientem, a same zgłoszenia będą mogły trafiać bezpośrednio do odpowiednich osób.
3. Czy system działa również poza godzinami pracy firmy?
System działa 24/7, analizując przesyłane wiadomości na bieżąco. Powiadomienia mogą być jednak wysyłane tylko w godzinach pracy – po jej rozpoczęciu system stopniowo, co kilka minut, przekazuje zgłoszenia, zaczynając od najstarszych. W ten sposób handlowiec ma czas odpowiedzieć na każdą wiadomość.
4. Czy można ustawić priorytety dla wybranych typów zapytań?
Tak, możesz ustawić priorytet dla wybranych zapytań. Jeśli Twój formularz kontaktowy umożliwia wybór tematu (np. „Wypowiedzenie”), powiadomienia o takich zgłoszeniach mogą być przekazywane w pierwszej kolejności. Jeśli nie masz takiej opcji, system może analizować treść wiadomości, rozpoznawać intencje i automatycznie nadawać odpowiedni priorytet.
5. Co się dzieje, jeśli handlowiec nie odbierze powiadomienia?
Jeśli handlowiec nie odbierze powiadomienia, system może powtórzyć próbę kontaktu po krótkiej przerwie lub przekazać powiadomienie do innego dostępnego handlowca.
6. Czy powiadomienia mogą być wysyłane do kilku osób jednocześnie?
Tak, powiadomienia mogą być wysyłane do kilku osób jednocześnie. Możesz ustawić, aby każde zgłoszenie trafiało do odpowiednich członków zespołu, co zapewnia szybszą reakcję na zapytania i lepszą organizację pracy.
7. Czy system obsługuje wiele formularzy kontaktowych w jednej firmie?
Tak, system obsługuje wiele formularzy kontaktowych w jednej firmie. Każdy formularz może być przypisany do odpowiednich osób lub działów, co pozwala na skuteczną i zorganizowaną obsługę zapytań z różnych źródeł.
8. Czy integracja wymaga zmian w moim obecnym systemie formularzy?
Nie, integracja z systemem powiadomień nie wymaga zmian w Twoim obecnym systemie formularzy. Narzędzie łączy się z podpiętym pod formularz adresem mailowym, więc nie ma potrzeby zmieniania jego struktury.